So gelingt die Digitalisierung in KMUs effizient

Digital aufgestellte Unternehmen sind erfolgreicher. Sie erzielen dem Massachusetts Institute of Technology zufolge mehr Umsatz, sind profitabler und haben einen höheren Unternehmenswert. Außerdem verfügen sie über zufriedenere Mitarbeiter, wie die Studie „Culture First!“ von Capgemini Consulting belegt. Kurz: In der Digitalisierung liegt großes Potenzial.

Die neue Rolle des CFO

Daran glauben auch viele Fach- und Führungskräfte in Unternehmen, zum Beispiel in Finanzabteilungen. So sind nach Aussagen der Studie „Jäger oder Gejagter? Die neue Rolle des CFO im Mittelstand“ der Unternehmens- und Managementberatung PricewaterhouseCoopers (PwC) 86 % der Chief Financial Officer (CFO) überzeugt, dass sie 2025 den größten Wertbeitrag durch die datengestützte strategische Beratung der Geschäftsführung erbringen werden, welche auf die Digitalisierung von Unternehmensprozessen aufbaut.

Dreiklang aus Strategie, Organisation und Kultur

Als ebenso wichtig schätzen sie die Unterstützung bei Investitionsentscheidungen und die Lieferung von Echtzeitdaten ein. Tatsächlich kann der Wandel aus der Finanzabteilung sehr stark und wirksam vorangetrieben werden. Sind die Aktivitäten Bestandteil eines harmonischen Dreiklangs aus Strategie, Organisation und Kultur, stehen die Chancen sehr gut, dass die Digitalisierung im Unternehmen gelingt.

Digitalisierung im Rechnungswesen noch unterentwickelt

Die Schwierigkeiten, mit denen die digitale Transformation verbunden ist, sind jedoch nicht zu unterschätzen. Die Studie von PwC belegt das. Demnach glauben zwar 86 % der Befragten, dass strategische, datengestützte Beratung schon in naher Zukunft einen wichtigen Teil der Kernkompetenzen eines Finanzchefs ausmachen wird. Dennoch gaben 81 % an, die Digitalisierung sei eine besondere Herausforderung für sie. Erst fünf Prozent nutzen Prescriptive und Predictive Analytics sowie KI-Technologien und leiten daraus Handlungsempfehlungen ab. Die Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen“ des Beratungsunternehmens KPMG bestätigt das: Die Prioritäten lagen bei vielen Unternehmen auch 2018 auf Projekten, mit denen (erst) die Voraussetzungen für weitere Digitalisierungsschritte geschaffen werden sollen, wie beispielsweise Stammdatenmanagement und Vereinheitlichung der Systeme. Bei neuen Technologien herrsche nach wie vor eine „auffällige Zurückhaltung“.

Im Finanzbereich meist Insellösungen

Vor allem in den Finanzabteilungen sind die Herausforderungen fachspezifischer Natur und damit komplex. Hinzu kommt, dass es sich bei vielen bereits existierenden Lösungen um Insellösungen handelt. Verbindungen untereinander fehlen. Wo zum Beispiel Business-Intelligence-Tools Daten aus Procurement, Customer Relationship Management und Supply Chain Management sammeln, gibt es häufig keine Verbindung zur aktuellen finanziellen Situation. Wo Finanzbuchhaltungssysteme aktuelle Informationen aus offenen Posten, Steuerberechnungen sowie zukünftige Zahlungen besitzen, fehlt der Rückschluss auf Lieferanten, Kundengewichtung und öffentliche Informationen, die einen Einfluss auf das Gesamtbild haben könnten. Damit CFOs, insbesondere in klein- und mittelständischen Unternehmen, einen umfassenden Überblick erhalten können, suchen sie daher oft selbst alle für sie relevanten Informationen aus diesen verschiedenen Tools und Modulen zusammen.

Buchhaltung und Finanzen können Hebel für ganzheitliche Lösungen sein

Diese Vorgehensweise birgt nicht nur viele Fehlerquellen aufgrund der Medienbrüche, sondern auch einen hohen Zeit- und damit Ko-stenaufwand. Mit einem Anteil von 23 % macht die Buchhaltung in Deutschland aktuell den größten Anteil der Verwaltungsaufgaben aus, so die aktuelle Studie von Plum Consulting mit dem Titel „Sweating the Small Stuff: the impact of the bureaucracy burden“. Und nicht nur das: Mit der Rechnungsstellung, der Verarbeitung eingehender Rechnungen sowie der Steuerbuchhaltung rangieren gleich drei weitere Bereiche aus dem Segment Finanzen auf den nächsten vier Plätzen. Das heißt: Buchhaltung bzw. Finanzabteilungen bilden per se besonders starke Hebel, um dem steigenden Kosten- und Budgetdruck in Unternehmen gerecht zu werden.

Technologien als Enabler

Möglich wird dies durch die Implementierung von modernen Technologien. Dazu zählen zum Beispiel Rechnungsmanagementlösungen wie GetMyInvoices, Online-Buchhaltungssysteme wie lexoffice und Datenanalysesoftware wie FINUX, die Entscheidern schnell einen aktuellen Überblick über ihr Unternehmen gibt.

Integration mit FINUX

In der richtigen Kombination können solche Lösungen ein leistungsstarkes Team bilden. GetMyInvoices beispielsweise importiert Rechnungen aus verschiedensten Quellen automatisch in eine zentrale Belegverwaltung. Die Software holt Rechnungen, Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen aus tausenden Portalen ab, Rechnungen aus definierten E-Mail-Postfächern, einem zentralen E-Mail-Postfach und aus Drittlösungen wie Rechnungserstellungstools und aus Cloudspeichern. Über einen Belegscanner können gescannte Belege einfach importiert werden. So stehen die verschiedensten Rechnungen – inklusive ihrer Anhänge – aktuell an einem Ort bereit. Dort können sie nicht nur bequem über den Webbrowser verwaltet werden. Vielmehr bildet die Cloud mit Standort in Deutschland auch ein sicheres, zentrales Hub für alle Rechnungen, um sie automatisch mit anderen Systemen zu synchronisieren.

Synchronisation und Automatisierung

Dazu zählen Buchführungslösungen, DATEV Unternehmen Online, Dokumentenmanagementsysteme und Cloudspeicher. Dabei werden alle vom Synchronisationspartner unterstützten Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag übermittelt, sodass die Dokumente direkt automatisiert weiterverarbeitet werden können.

Aus der passenden Finanzbuchhaltung wiederum, aus dem Bankkonto und weiteren externen Quellen trägt FINUX alle wichtigen Informationen an einem Ort visuell ansprechend sowie logisch aufbereitet zusammen und verknüpft sie. Die daraus resultierenden Ergebnisse werden zu neuen Informationen als Übersicht in Liquiditätsfragen und Entscheidungsgrundlagen aufbereitet. Der Anwender sieht zum Beispiel, wo sein Unternehmen finanziell steht, wie sich seine Kosten und Einnahmen entwickeln, wann ihn Engpässe erwarten und wo versteckte Potenziale schlummern, die er nutzen kann. Smarte Empfehlungen helfen, aus diesen Informationen schnell und einfach sinnvolle Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen. Handlungsempfehlungen wie das Bezahlen von Rechnungen lassen sich direkt aus FINUX heraus umsetzen.

Zeit für den Wandel

Dieses Exempel verdeutlicht: Es gibt Alternativen, um Dokumente aus verschiedenen Quellen zusammenzutragen und Werte in verschiedene Systeme zu übertragen. Dabei ermöglichen diese ihren Anwendern umfassende Kontrolle, sodass herkömmliche Buchhaltung und klassisches Online-Banking mit einem guten Gefühl abgelöst werden können.

Weiter zum gesamten Artikel der Autorin …

Als Premiumkunde können Sie den gesamten Artikel/Zukunftsmonitor lesen > .

Noch kein Premiumkunde? > Dann bitte registrieren
Weitersagen:
Über den Autor

Lena Justen, Geschäftsführerin der FINUX GmbH, Kassel